اتيكيت المكالمات و الرسائل الهاتفية

لايمر يوم علينا بدون مكالمة هاتيفة واحده على الاقل لذلك يجب علينا مراعات نقاط هامة عند الاتصال باشخاص او عند استقبال مكالماتنا, في دراسة 70% من انطباعاتنا التي تصل للطرف الاخر في المكالمة تعتمد على نبرة الصوت و طريقة الكلام. لذلك لابد من مراعات النقاط التالية عند استخدام الهاتف :

• لابد من التركيز في طريقة الكلام و ايصال المعلومات للطرف الاخر من خلال انتقاء المفردات و نبرة الصوت

• عند استقبال مكالمات هاتفية في مجال العمل لابد من الترحيب في اول المكالمة و التعريف بنفسك ( صباح الخير او اهلا دانية السعيدان معك )

• اثناء المحادثة الهاتفية يمنع التحدث مع اي شخص اخر وان اضطررت لابد من الاعتذار من المتحدث بالهاتف ( عن اذنك ثواني ولكن مضطر فتح الباب )

• اوقات الاتصال : من الساعة 10 صباحا الى 10 مساء مع مراعات اوقات الصلاة و الوجبات و فارق التوقيت و ايضا ثقافة البلد في اوقات الراحة و الاستيقاض, الا اذا كنت على موعد مسبق مع الشخص

• في حال الاتصال بشخص بدون موعد مسبق لابد من سؤالة اذا الوقت مناسب للاتصال بك ؟, اذا اجاب بلا فيجب سؤالة متى افضل وقت لمعاودة الاتصال ؟

• المتصل هو المسؤول عن انهاء المكالمة

• عدم الحديث في الاماكن العامة

• عدم الخوض في المور الشخصية و الخاصة

• الابتعاد عن مضغ العلك و الاكل اثناء الحديث

• الامتناع عن المكالمات في دورة المياة او النادي او اثناء الانشغال بشيء اخر

• الاعتذار عن العطس او الكحة

• انهاء المكالمة بطريقة لطيفه , لترك اثر نهائي ايجابي

• اذا اتصالت برقم خاطئ يجب الاعتذار من الشخص بدلا من اقفال الخط

• عدم الاطالة في الحديث

• عدم استخدام ال Speaker و اذا اضطررت لابد من ابلاغ الطرف الاخر. و في حال كانت المحادثة مع اشخاص متعددين بنفس المكان عند اسخدامة لابد من ذكر الاشخاص الموجودين .

• عند استخدام ال Speaker بوجودة عدة اشخاص في المكالمة الحديث يخصص لشخص واحد و بعد انتهائة يمكن لشخص اخر الحديث بعد ذكر اسمه

• في حال كنت تتحدث مع احدهم ولاحظت استخدامة لخاصية ال speaker يحق لك طلبة باقفال الخاصية

• عدم وضع السماعات الا في المكالمات

• اذا اضطررت لاستقبال مكالمة هاتفية يجب لابتعاد عن من هم حولك بمايعادل 3 متر, لعدم ازعاجهم بحديثك.و العكس صحيح اذا كنت برفقة شخص استقبل مكالمة لا تحرجة بالاقتراب منه و مشاركته خصوصياته

• تذكر دائما ان الهاتف له فوائد كثيرة ولكن يعتبر وسيلة مزعجة و سبب لمقاطعة الحديث او الاعمال

• نغمة هاتفك تعبر عنك , يفضل الابتعاد عنالنغمات المزعجة ذو الاصوات العالية .

• اذا كنت في اجتماع عمل او عائلي , ورشة عمل , مستشفى او مطعم يفضل الغاء النغمة او ترك الهاتف على الصامت اذا كنت لا تنتظر مكالمة مهمة . اما اذا كنت في انتظار مكالمة مهمه يمكنك استخدام ( الهزاز ) وعدم ازعاج الاخرين ايضا

• في الاجتماعات او على مائدة الطعام لابد من ابلاغ من هم معك انك بصدد استقبال مكالمة , و في حال استقبالها لابد من ترك المكان لعدم ازعاج منهم معك.

• يمنع طلب استخدام هواتف الاخرين الا في الضرورة

• الحذر عند تصور الاخرين لابد من اخذ الاذن منهم و موافقتهم

الرسائل الهاتفية :

ارسال الرسائل بالهاتف وسيلة تواصل مفيده لايصال كلماتنا للاشخاص البعيدين بدون ازعاجهم , ولكن بدون المبالغة فيها و ارسال العديد من الرسائل لهم .لذلك لابد من مراعات النقاط التالية :

• عدم ارسال رسائل طويلة تتعدى 3 اسطر

• في حال كان الحوار مطول يفضل الاتصال , او اذا كانت معلومات كثيرة يفضل ارسال بريد الكتروني

• التأكد من ارسال الرسالة للشخص الصحيح ( التأكد من الرقم )

• عدم ارسال الرسائل في المسارح و السنما لان انارة هاتفك تشتت انتباة منهم حولك

• عدم ارسال الاخبار السيئه او الاسئلة المحرجة

• لا تتوقع الرد في حال

• يمكن استخدام اختصارات في الرسائل النصية

#اتيكيت #اتيكيتالهاتف #اتيكيتالمكالمات #اتيكيتهاوس #دانيةبنسعيدان #دانياالسعيدان #Etiquette #EtiquetteHouse #phoneetiquette #textetiquette